AVG


Privacy Statement en verwerkingsregister in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

 

Inleiding

Met dit Privacy Statement verklaart TalentAanZ hoe zij met de persoonsgegevens omgaat. Welke gegevens worden verwerkt, waartoe dat is, en met wie die gegevens zouden kunnen worden gedeeld.

Vanaf 25 mei 2018 gaat de AVG in, de algemene verordening gegevensbescherming. Dit is de nieuwe Europese privacywet, waar iedere organisatie zich vanaf dan aan moet houden.

Het recht op het verwerken van persoonsgegevens door TalentAanZ is gebaseerd op de volgende AVG-grondslagen:

  • Toestemming van de betrokken personen
  • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen.

Indien van toepassing:

  • De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst.

De invoering van de AVG brengt veel vragen met zich mee. Voor kleine bedrijven zoals TalentAanZ is er nog weinig informatie die als voorbeeld of leidraad kan dienen. Onderstaande is met zorg tot stand gebracht, maar zal in de komende periode zeer waarschijnlijk door advies uit het werkveld nog enkele aanpassingen nodig hebben.

Toestemming

Voor TalentAanZ betekent dit dat er expliciet toestemming wordt gevraagd voor het verwerken van persoonsgegevens aan cliënt en/of ouders of wettelijk vertegenwoordiger:

Voor kinderen jonger dan 12 jaar, is toestemming van een ouder en/of wettelijk vertegenwoordiger nodig.

Voor jongeren van 12, 13, 14 of 15 jaar, gaat dit in samenspraak met en/of wettelijk vertegenwoordiger.

Jongeren van 16 of 17 jaar kunnen dit in samenspraak doen, maar mogen hier ook zelf keuzes in maken.

Jongeren van 18 jaar en ouder, beslissen zelf. Meer informatie hierover is te vinden op: https://privacy.jeugdconnect.nl/jongeren/leeftijd

Aanvullende informatie over AVG is te vinden op:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving

https://www.nji.nl/nl/Download-NJi/Publicatie-NJi/Handreiking-gegevensuitwisseling.pdf

 

Omschrijving TalentAanZ

TalentAanZ is een bedrijf dat zich bezig houdt met het coachen, begeleiden en adviseren van (hoog-)begaafde jongeren die door hun begaafdheid problemen ondervinden in de school- en/of thuissituatie.

TalentAanZ is gevestigd op: De Spinner 11, 5591 NG Heeze en staat ingeschreven bij de KvK Brabant onder nummer 62214446

 

Doelen waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt

NAW gegevens worden verwerkt i.v.m. communicatie

NAW gegevens en BSN worden verwerkt omdat dit vereist wordt door de SVB en veelal ook door gemeente en instanties als Centrum voor Jeugd en Gezin, Plusteam, Wij-Eindhoven.

Mailadres en telefoonnummer van cliënt en/of ouders of wettelijk vertegenwoordiger worden verwerkt voor communicatie met direct betrokkenen.

 

Categorieën van personen van wie gegevens worden verwerkt

Cliënt en ouder(-)s en/of wettelijk vertegenwoordiger(-s)

Indien betrokken, dan instanties zoals gemeente en Centrum voor Jeugd en Gezin, andere betrokken hulpverleners, medewerkers van school, huisarts, GGZ.

 

Dossier

TalentAanZ houdt een dossier bij van de contactmomenten met de cliënt en de betrokkenen. Hierin staat vermeld de datum en duur van het contact, de betrokkenen/aanwezigen, de strekking van de inhoud van het contact.

Dit dossier wordt na 5 jaar verwijderd, tenzij de jongere dan nog niet de leeftijd van 18 heeft bereikt. In dat geval wordt het dossier verwijderd een half jaar nadat de leeftijd van 18 is bereikt.

 

Categorieën van ontvangers aan wie TalentAanZ persoonsgegevens verstrekt

Ouder(-)s en/of wettelijk vertegenwoordiger(-s)

Indien betrokken, dan instanties zoals gemeente en Centrum voor Jeugd en Gezin, andere betrokken hulpverleners, medewerkers van school, huisarts, GGZ.

TalentAanZ is t.a.t. verplicht zich te houden aan privacyrichtlijnen t.a.v. de inhoud van de begeleiding en het dossier. Zie ook hiervoor: https://privacy.jeugdconnect.nl/jongeren/leeftijd

 

Algemene beschrijving van de technische maatregelen om persoonsgegevens die TalentAanZ verwerkt te beveiligen 

  • Er is sprake van een slimme firewall met BSD licentie
  • Er wordt gewerkt met een Multi Factor Authenticatie
  • Er is sprake van een complete documentatie
  • Er is sprake van een goede back-up van bestanden
  • Er is sprake van een gescheiden en veilig IT-netwerk
  • De toegang tot accounts zijn gecentraliseerd
  • Er is sprake van wachtwoordbeveiliging
  • Er wordt gebruik gemaakt van encryptie en beveiligingscertificaten
  • Er wordt gebruik gemaakt van frequent werkplekbeheer voor updates en patches
  • Er is sprake van regelmatige controle op of bovenstaande maatregelen juist functioneren

Er wordt nog gewerkt aan:

Back-up met retentie, Monitoring en registratie

 

Algemene beschrijving van de organisatorische maatregelen om persoonsgegevens die TalentAanZ verwerkt te beveiligen

  • Dossiers zijn per cliënt gescheiden
  • Per leeftijdscategorie is een apart beleid m.b.t. toestemming (naar richtlijnen)
  • Registratie bij SKJ en BPSW